Politique de confidentialité

1. Définitions

Renseignement personnel

Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

Everdesk, nous

Christopher Marsan, faisant affaire sous le nom d'Everdesk.

Vous

Selon le contexte: la personne qui visite ce site, celle qui réserve une démo, ou le coach qui est notre client.

Vos clients

Les personnes que vous entraînez ou sollicitez, et dont les renseignements se trouvent dans votre compte.

La CAI

La Commission d'accès à l'information du Québec, l'autorité qui surveille l'application de la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels.

2. Qui est responsable

Everdesk est le nom commercial sous lequel Christopher Marsan exploite son entreprise. C'est donc avec Christopher Marsan, faisant affaire sous le nom d'Everdesk, que vous contractez.

Adresse d'affaires: 311, rue Ostiguy, Lavaltrie (Québec), Canada. Courriel: admin@everdesk.ca.

Christopher Marsan agit comme responsable de la protection des renseignements personnels. C'est la personne à qui adresser vos questions, vos demandes d'accès ou de rectification et vos plaintes, à admin@everdesk.ca.

3. Nos engagements

• Ne recueillir que les renseignements dont nous avons réellement besoin.
• Vous dire pourquoi nous les recueillons, au moment où nous les recueillons.
• Ne pas les vendre, ni les louer, ni les échanger.
• Ne pas les utiliser à d'autres fins que celles annoncées sans vous le demander.
• Les protéger par des mesures raisonnables et en restreindre l'accès.
• Les détruire ou les anonymiser lorsque la raison de les garder disparaît.
• Répondre à vos demandes dans les délais prévus par la loi.

4. Vos engagements comme client

Si vous êtes coach et que vous utilisez la plateforme, vous y déposez des renseignements sur vos propres clients. Ces renseignements demeurent sous votre responsabilité: c'est vous qui décidez pourquoi vous les recueillez et ce que vous en faites. Nous agissons pour votre compte.

• Obtenez le consentement de vos clients avant de recueillir et d'utiliser leurs renseignements.
• N'entrez dans la plateforme que ce dont vous avez besoin, et évitez les renseignements sensibles inutiles.
• Donnez à vos clients une politique de confidentialité qui décrit vos propres pratiques.
• Répondez vous-même aux demandes d'accès ou de rectification de vos clients; nous vous aidons techniquement au besoin.
• Avisez-nous rapidement si vous soupçonnez un accès non autorisé à votre compte.

5. Ce que nous recueillons

• Quand vous réservez une démo: votre nom, votre courriel, votre numéro de téléphone et les renseignements sur votre entreprise que vous choisissez d'inscrire.
• Quand vous nous écrivez, par courriel ou dans la fenêtre de clavardage du site: le contenu de votre message et vos coordonnées.
• Quand vous devenez client: les renseignements nécessaires à la gestion de votre compte et à la facturation.
• Quand vous visitez le site: des données techniques standards transmises par votre navigateur, comme le type d'appareil et les pages consultées.

Nous ne vous demandons pas de renseignements sensibles pour réserver une démo, et nous vous invitons à ne pas nous en transmettre dans un formulaire.

6. Pourquoi nous les recueillons

• Vous joindre pour planifier et tenir la démo que vous avez demandée.
• Répondre à vos questions et assurer le suivi.
• Configurer, gérer et soutenir votre compte.
• Facturer et percevoir les sommes dues.
• Améliorer le site et le service.
• Respecter nos obligations légales et comptables.

7. Discrétion entre clients

Nous travaillons avec plusieurs coachs, parfois dans la même ville et sur le même marché. Notre position par défaut est simple: ce qui se passe dans votre compte reste dans votre compte.

Concrètement, nous ne divulguons jamais à un autre client, ni à qui que ce soit d'autre:

• votre identité comme client d'Everdesk, sauf si vous nous autorisez par écrit à vous nommer;
• vos chiffres: revenus, nombre de clients, taux de conversion, prix, marges;
• votre liste de clients ou de prospects, en tout ou en partie;
• vos façons de faire: offres, forfaits, scripts, automatisations, positionnement, fournisseurs;
• le contenu de vos échanges avec nous, y compris pendant la démo, la configuration et le support.

Quand nous conseillons un autre coach, nous nous appuyons sur l'expérience générale, jamais sur votre cas nommé. Nous disons « les coachs qui remplissent leur agenda font souvent ceci », jamais « ma cliente Untelle fait ceci ». Les exemples que nous donnons sont généralisés et anonymisés, au point qu'on ne puisse pas remonter jusqu'à vous.

Cet engagement survit à la fin de votre abonnement. Il ne s'applique pas dans les cas où la loi nous oblige à divulguer un renseignement, auquel cas nous vous en informons dès que nous en avons le droit.

8. Consentement et retrait

Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement, que vous donnez en remplissant un formulaire, en nous écrivant ou en vous abonnant au service. Certains traitements reposent plutôt sur l'exécution de notre contrat ou sur une obligation légale.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à admin@everdesk.ca. Le retrait met fin à l'utilisation qui en découle, sans effet sur ce qui a été fait avant. S'il nous empêche de vous fournir le service, nous vous le disons avant d'y donner suite.

9. Avec qui nous les partageons

Nous partageons vos renseignements uniquement avec les fournisseurs qui nous permettent de faire fonctionner le service, et uniquement pour ce qu'ils ont à faire:

• nos fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure infonuagique;
• nos fournisseurs de courriel, de messagerie texte et de communication;
• notre fournisseur de traitement des paiements;
• nos conseillers professionnels, et les autorités lorsque la loi l'exige.

Ces fournisseurs sont liés par des engagements de confidentialité et n'ont pas le droit d'utiliser vos renseignements à leurs propres fins. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements à qui que ce soit.

10. Hébergement à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs d'hébergement, de communication et de traitement des paiements sont situés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc y être conservés ou traités, où ils sont soumis aux lois locales et peuvent être accessibles aux autorités de ces pays.

Avant de recourir à un tel fournisseur, nous évaluons le transfert et la protection dont les renseignements bénéficieront, et nous exigeons cette protection par contrat.

11. Paiements

Nous ne voyons pas et ne conservons pas les numéros de carte de crédit. Les paiements sont traités par un fournisseur spécialisé qui reçoit directement les renseignements de paiement. Nous conservons uniquement les traces nécessaires à la facturation et à la comptabilité.

12. Module d'intelligence artificielle

Le module d'IA est offert en supplément. Cette section ne s'applique qu'aux clients qui y sont abonnés.

Lorsqu'il est actif, du contenu tiré de votre compte peut être transmis à des fournisseurs de traitement par intelligence artificielle, dont certains sont situés à l'extérieur du Québec, pour générer une réponse ou un texte. Nous choisissons des fournisseurs qui s'engagent à ne pas utiliser ce contenu pour entraîner leurs modèles à leurs propres fins.

Si le module converse directement avec vos clients, vous devez les informer qu'ils s'adressent à un système automatisé. Le module ne sert pas à rendre une décision produisant un effet juridique ou touchant de façon significative une personne sans intervention humaine.

13. Témoins et mesure d'audience

Ce site n'utilise pas de témoins publicitaires et ne vous suit pas d'un site à l'autre à des fins de profilage.

Le module de réservation intégré à la page peut déposer des témoins nécessaires à son fonctionnement, par exemple pour retenir l'étape où vous êtes rendu. Vous pouvez bloquer ou effacer les témoins dans les réglages de votre navigateur; le module de réservation risque alors de ne plus fonctionner correctement.

La fenêtre de clavardage fait de même: elle dépose des témoins nécessaires à son fonctionnement, par exemple pour retrouver votre conversation quand vous changez de page. Elle est fournie par un fournisseur de communication situé à l'extérieur du Québec, ce qui place les renseignements que vous y inscrivez sous la section «Hébergement à l'extérieur du Québec» ci-dessus.

14. Conservation et destruction

Nous ne gardons rien plus longtemps que nécessaire. Nos délais:

• Demande de démo sans suite: détruite ou anonymisée au plus tard douze (12) mois après le dernier contact.
• Compte client résilié: quatre-vingt-dix (90) jours pour nous demander une copie de vos données, après quoi elles sont détruites ou anonymisées.
• Pièces de facturation et documents comptables: conservés six (6) ans, comme l'exigent les lois fiscales.
• Registre des incidents de confidentialité: conservé cinq (5) ans après la date de l'incident, comme l'exige la loi.

Passé ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon à ne plus permettre d'identifier qui que ce soit.

15. Sécurité

Le site et la plateforme sont servis en HTTPS. L'accès aux comptes et aux outils est restreint aux personnes qui en ont besoin, protégé par mot de passe et, là où c'est offert, par authentification à deux facteurs. Nous choisissons nos fournisseurs en tenant compte de leurs pratiques de sécurité.

Aucun système n'est infaillible. Si vous croyez avoir découvert une faille, écrivez-nous: nous prenons ces signalements au sérieux.

16. Incident de confidentialité

Si un incident touchant des renseignements personnels présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence les personnes concernées ainsi que la CAI, et nous prenons les mesures raisonnables pour en limiter les conséquences. Nous tenons un registre de ces incidents.

Si l'incident touche des renseignements de vos clients dans votre compte, nous vous avisons pour que vous puissiez remplir vos propres obligations.

17. Vos droits et comment les exercer

Vous pouvez nous demander:

• d'accéder aux renseignements que nous détenons sur vous;
• de les faire corriger s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• de les faire supprimer lorsque nous n'avons plus de motif de les conserver;
• de retirer votre consentement;
• de recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements que vous nous avez fournis;
• de cesser la diffusion d'un renseignement ou d'en faire retirer un hyperlien, dans les cas prévus par la loi.

Écrivez à admin@everdesk.ca en précisant ce que vous demandez. Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de donner suite. Nous répondons par écrit dans les trente (30) jours de la demande. Le service est gratuit, sauf des frais raisonnables de transcription ou de transmission dont nous vous informons à l'avance.

18. Si notre réponse ne vous satisfait pas

Dites-le-nous d'abord: la plupart des situations se règlent directement. Si vous demeurez insatisfait, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec, qui peut examiner notre décision.

19. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date de mise à jour en haut de la page indique la version en vigueur. Si un changement est important, nous vous en avisons par courriel ou au moyen d'un avis visible sur le site.

20. Nous joindre

Christopher Marsan, responsable de la protection des renseignements personnels — admin@everdesk.ca, ou par écrit au 311, rue Ostiguy, Lavaltrie (Québec), Canada.